Arbeitsablauf
Ein klar definierter Arbeitsablauf regelt, wie Metadaten auf der I14Y-Interoperabilitätsplattform publiziert werden. Abhängig davon, ob die Metadaten öffentlich oder ausschliesslich innerhalb der Organisation publiziert werden, ist der Arbeitsablauf zwei- beziehungsweise dreistufig. Dieser Workflow dient insbesondere der Qualitätssicherung. ¨
In einer ersten Stufe werden die Metadaten erfasst. In einer zweiten Stufe werden sie von Local Data Stewards validiert, also geprüft und freigeschaltet. In einer dritten Stufe werden sie, sofern gewünscht und sinnvoll, in Zusammenarbeit mit der Interoperabilitätsstelle geprüft, gegebenenfalls als standardkonform markiert und schliesslich öffentlich freigegeben.
Neu erfasste Metadaten erhalten vorerst den Status Initial. Sobald die Erfassungsarbeiten abgeschlossen sind, wird der Status Kandidat vorgeschlagen. Diese Statusänderung muss von einer Person aus der eigenen Organisation, die über Local Data Steward-Rechte verfügt, bestätigt werden. Sind alle Kontrollen erfolgreich, kann der Eintrag auf Registriert umgestellt werden. Um die Metadaten stabil und persistent zu halten, können Einträge in diesem Status nicht mehr modifiziert werden. Soll ein Konzept weiter verändert werden, muss eine neue Version angelegt werden.
Bei einigen Datensammlungen, -diensten und -konzepten, die nicht standardisiert sind und nur intern genutzt werden, endet die Erfassung damit.
In einem zweiten Schritt können die Local Data Stewards prüfen, ob das Datenangebot standardkonform ist. Angebote, die einem von einem Gremium wie eCH oder ISO verabschiedeten Standard entsprechen, erhalten den Status Standard. Solche, die dereinst zum Standard werden könnten, werden als Qualifiziert gekennzeichnet; im direkten Austausch mit der Interoperabilitätsstelle sowie in Fachgruppen wird daraufhin das weitere Vorgehen festgelegt. Datenangebote, die auf einem überholten oder abgeschafften Standard aufbauen, werden mit dem Status Abgelöst beziehungsweise Zurückgezogen gekennzeichnet. Solange die Daten ausschliesslich für die Nutzerinnen und Nutzer der eigenen Organisation sichtbar sind, können diese Einstufungen von den Local Data Stewards ohne Rücksprache mit der Interoperabilitätsstelle gemacht werden. Soll ein als “Standard” markierter Eintrag öffentlich publiziert werden, muss die Interoperabilitätsstelle beigezogen werden.
Weitere Informationen zur Statusverwaltung und zu den Zuständigkeiten sind in der folgenden Tabelle zusammengestellt. Das bei der I14Y-Interoperabilitätsplattform verwendete Statuskonzept entspricht dem ISO-Standard 11179.
| Status DE | Status EN | Beschreibung | Wer vergibt den Status? |
|---|---|---|---|
| Initial | Initial | Neu erfasste Metadaten erhalten vorerst den Status Initial. Damit ist für die Nutzerinnen und Nutzer der eigenen Organisation sichtbar, dass die Arbeiten an diesen Metadaten noch nicht abgeschlossen sind. | Data Producer |
| Kandidat | Candidate | Mit dem Status Kandidat werden Einträge gekennzeichnet, die vollständig erfasst sind. Der Status wird von jenen Personen vorgeschlagen, die die Daten erfassen. Vergeben wird er von den Datenverwalterinnen und -verwaltern. | Local Data Steward |
| Registriert | Recorded | Metadaten mit dem Status Registriert sind fertig erfasst und geprüft. Der Status wird von jenen Personen vorgeschlagen, die die Metadaten erfasst haben. Die Änderung wird von der lokalen Datenverwaltungsstelle bestätigt. Dies ist der letzte Status für nicht standardisierte Datenelemente. | Local Data Steward |
| Qualifiziert | Qualified | Angebote, die dereinst zu einem Standard werden könnten, werden als Qualifiziert gekennzeichnet. | Local Data Steward bzw. Interoperabilitätsstelle |
| Standard | Standard | Dieser Status wird vergeben, wenn das Angebot einem von einem Fachgremium wie eCH oder ISO verabschiedeten Standard entspricht. | Local Data Steward bzw. Interoperabilitätsstelle |
| Empfohlener Standard | Preferred Standard | In Einzelfällen kann es zu einem Thema mehrere Standards geben. Als empfohlener Standard werden jene Konzepte gekennzeichnet, welche in der öffentlichen Verwaltung genutzt werden müssen, sofern keine wichtigen Punkte dagegen sprechen. Die Definition eines empfohlenen Standards obliegt dem Swiss Data Steward. | Swiss Data Steward |
| Abgelöst | Superseded | Basiert das Angebot auf einem Standard, der mittlerweile durch einen anderen abgelöst worden ist, wird der Status auf Abgelöst gesetzt. | Local Datasteward bzw. Interoperabilitätsstelle |
| Zurückgezogen | Retired | In Einzelfällen kommt es vor, dass die Normierungsorganisation einen Standard widerruft. In einem solchen Fall wird der Status des betreffenden Angebots auf Zurückgezogen gesetzt. | Local Data Steward bzw. Interoperabilitätsstelle |
Publikationskanal
Auf der I14Y-Interoperabilitätsplattform existieren zwei Publikationskanäle: Metadaten können innerhalb der eigenen Organisation zugänglich gemacht werden – etwa, um die eigenen Datenbestände zu inventarisieren. Oder sie können öffentlich publiziert werden. Zu Beginn sind die erfassten Metadaten stets ausschliesslich innerhalb der Organisation verfügbar. Sollen sie für die Allgemeinheit sichbar gemacht werden, wird der Publikationskanal auf I14Y umgestellt. Dies ist anzustreben bei harmonisierten und standardisierten Datenstrukturen und -konzepten. Denn diese eignen sich für die Weiterverwendung.
In der Regel wird die öffentliche Publikation durch eine Person mit der Rolle Local Data Steward vorgeschlagen. Die Interoperabilitätsstelle, das I14Y-Team, prüft daraufhin die Metadaten. Es schaltet den Eintrag am gemeinsam definierten Publikationstermin frei.
Abhängig vom Status im Publikations-Workflow sowie von der eigenen Rolle können die erfassten Metadaten nicht abgeändert werden. So können etwa als “Registriert” gekennzeichnete Einträge nicht mehr bearbeitet werden, ohne dass der Status zurückgestellt wird. In diesem Fall wird normalerweise eine neue Version angelegt.
Sind die Daten auf der I14Y-IOP sicher?
Auf der I14Y-Interoperabilitätsplattform werden ausschliesslich Metadaten gespeichert. Die eigentlichen Daten verbleiben bei jener Stelle, die die Datensammlung verwaltet. Diese ist damit zuständig für die Sicherheit der Daten.
Die I14Y-Interoperabilitätsplattform wird vom Bundesamt für Informatik im Auftrag der Interoperabilitätsstelle technisch betrieben. Die Bundesvorgaben zur Informatiksicherheit werden umgesetzt. Eine Schutzbedarfsanalyse wurde anfangs Februar 2021 abgeschlossen. Die Server, auf denen die Plattform läuft, werden vom Bundesamt für Informatik betrieben. Sie befinden sich in der Schweiz. Extern betrieben werden einzig dieses Handbuch sowie der Chatbot.