Arbeitsablauf

In diesem Abschnitt wird der Arbeitsablauf für die Erfassung und Publikation von Metadaten auf der Interoperabilitätsplattform I14Y erklärt. Im Zentrum steht der Status eines Eintrags. Der Status ist wichtig für die internen Arbeiten (Initial, Kandidat, Registriert) und für die öffentliche Einordnung publizierter Einträge (Registriert, Qualifiziert, Standard, Abgelöst, Zurückgezogen). Er zeigt, wie weit ein Eintrag fachlich gereift ist und welche Bedeutung er hat.

Der Arbeitsablauf ist je nach Fall ein-, zwei- oder dreistufig. Zuerst werden Metadaten erfasst. Danach prüfen Local Data Stewards den Eintrag und geben ihn frei. In einem dritten Schritt kann zusätzlich geprüft werden, ob ein Eintrag standardkonform ist.

Beispiel: Wird ein Konzept von einem Fachgremium wie eCH standardisiert und auf I14Y als Standard gekennzeichnet, dient es Verwaltungsstellen als verbindliche Orientierung. Wenn eine Stelle den betreffenden Sachverhalt in einem Datensatz abbildet, soll sie diesen Standard in der Regel verwenden.

Der Status setzt zudem Gouvernanz-Regeln durch: Ab dem Status Registriert können Personen mit der Rolle Submitter den Eintrag nicht mehr direkt ändern. Sie können nur noch einen Vorschlag für eine Statusänderung machen, der von einer Person mit der Rolle Local Data Steward bestätigt werden muss.

flowchart LR A(Initial) B(Kandidat) C(Registriert) D(Qualifiziert) E(Standard) F(Abgelöst) G(Zurückgezogen) A-->B B-->C C-.->D C-.->E D-.->E E-.->F E-.->G C-.->F style A fill:#6CC8FF style A stroke:black style B fill:#6CC8FF style B stroke:black style C fill:#Bfe2ab style C stroke:black style D fill:#Bfe2ab style D stroke:black style E fill:#Fbb54e style E stroke:black style F fill:#Ff8076 style F stroke:black style G fill:#Ff8076 style G stroke:black

Neu erfasste Metadaten erhalten zuerst den Status Initial. Ist die Erfassung abgeschlossen, folgt der Status Kandidat. Diese Änderung muss von einer Person aus der eigenen Organisation mit mindestens Submitter-Rechten bestätigt werden. Sind alle Kontrollen erfolgreich, kann eine Person mit der Rolle Local Data Steward den Eintrag auf Registriert setzen. Local Data Stewards dürfen den Eintrag auch öffentlich publizieren. Ab Registriert können Submitter den Eintrag nicht mehr direkt bearbeiten. Für grössere Änderungen wird in der Regel eine neue Version erstellt.

Für nicht standardisierte Datensätze, -dienste und -konzepte endet der Prozess häufig bei Registriert. Manchmal wird im Laufe der Zeit eine neue Version erstellt. In diesem Fall kann der Status der ursprünglichen Version auf Abgelöst gestellt wird.

In einem dritten Schritt prüfen Local Data Stewards, ob ein Angebot standardkonform ist. Entspricht es einem Standard eines Gremiums wie eCH oder ISO, erhält es den Status Standard. Angebote mit Potenzial zum Standard werden als Qualifiziert markiert. Das weitere Vorgehen wird dann mit dem Kompetenzzentrum Datenbewirtschaftung und in Fachgruppen festgelegt. Angebote auf Basis überholter oder aufgehobener Standards erhalten den Status Abgelöst oder Zurückgezogen. Solange ein Eintrag nicht als “Standard” oder “Empfohlener Standard” markiert ist, können Local Data Stewards diese Einstufungen ohne Rücksprache vornehmen. Für die Markierung als “Standard” ist der Einbezug des Kompetenzzentrums Datenbewirtschaftung erforderlich.

Weitere Informationen zur Statusverwaltung und zu den Zuständigkeiten stehen in der folgenden Tabelle. Das auf der Interoperabilitätsplattform I14Y verwendete Statuskonzept ist vom ISO-Standard 11179 inspiriert.

Status DE	Status EN	Beschreibung	Wer vergibt den Status?
Initial	Initial	Neu erfasste Metadaten erhalten vorerst den Status Initial. Damit ist für die Nutzerinnen und Nutzer der eigenen Organisation sichtbar, dass die Arbeiten an diesen Metadaten noch nicht abgeschlossen sind.	Submitter, Local Data Steward oder InteroperabilityService
Kandidat	Candidate	Mit dem Status Kandidat werden Einträge gekennzeichnet, die vollständig erfasst sind. Der Status wird von jenen Personen gesetzt, die die Daten erfassen.	Submitter, Local Data Steward oder InteroperabilityService
Registriert	Recorded	Metadaten mit dem Status Registriert sind fertig erfasst und geprüft. Der Status wird von jenen Personen vorgeschlagen, die die Metadaten erfasst haben. Die Änderung wird von der Local Data Steward bestätigt. Dies ist der letzte Status für nicht standardisierte Datenelemente.	Local Data Steward oder InteroperabilityService
Qualifiziert	Qualified	Angebote, die dereinst zu einem Standard werden könnten, werden als Qualifiziert gekennzeichnet.	Local Data Steward oder InteroperabilityService
Standard	Standard	Dieser Status wird vergeben, wenn das Angebot einem von einem Fachgremium wie eCH oder ISO verabschiedeten Standard entspricht. Dieser Status kann technisch nur durch das BFS vergeben werden.	InteroperabilityService
Empfohlener Standard	Preferred Standard	In Einzelfällen kann es zu einem Thema mehrere Standards geben. Als empfohlener Standard werden jene Konzepte gekennzeichnet, welche in der öffentlichen Verwaltung genutzt werden müssen, sofern keine wichtigen Punkte dagegen sprechen. In der Regel ist ein übergeordnetes Gremium wie das Data Board Bund (DBB) für die Auswahl des empfohlenen Standards verantwortlich.	InteroperabilityService
Abgelöst	Superseded	Basiert das Angebot auf einem Standard, der mittlerweile durch einen anderen abgelöst worden ist, wird der Status auf Abgelöst gesetzt. Der Status kann zudem nach einer Versionierung verwendet werden, um die ursprüngliche Version als überholt zu kennzeichnen – auch wenn der Eintrag nie den Status Standard erhalten hat. Damit wird vermieden, dass Anwender:innen versehentlich eine veraltete Version verwenden, und es bleibt klar erkennbar, welche Version gültig ist.	Submitter, Local Data Steward oder InteroperabilityService
Zurückgezogen	Retired	In Einzelfällen kommt es vor, dass die Normierungsorganisation einen Standard widerruft. In einem solchen Fall wird der Status des betreffenden Angebots auf Zurückgezogen gesetzt.	Submitter, Local Data Steward oder InteroperabilityService

Wenn jemand einen Status setzt, der mit der eigenen Rolle nicht direkt gesetzt werden darf, speichert das System einen Statusvorschlag. Dieser muss von einer Person mit weitergehenden Rechten bestätigt werden.

Beispiel: Eine Person mit der Rolle Submitter hält einen Datensatz im Status “Kandidat” für bereit zur Registrierung und Veröffentlichung. Sie beantragt deshalb den Status “Registriert”. Die Änderung und die Veröffentlichung erfolgen nicht automatisch. Eine Person mit der Rolle Local Data Steward muss den Antrag prüfen und freigeben.

Statusübergangsmatrix

Die folgende Statusübergangsmatrix zeigt die erlaubten Wechsel für alle technischen Rollen.

Submitter

RegistrationStatus:

Current status \ New status	Incomplete	Candidate	Superseded	Retired
Incomplete		x	x	x
Candidate	x		x	x
Recorded			x	x
Qualified			x	x
Standard
Preferred Standard
Superseded				x
Retired			x

PublicationLevel:

Current level \ New level	Internal	Public
Internal
Public

Local Data Steward

RegistrationStatus:

Current status \ New status	Incomplete	Candidate	Recorded	Qualified	Superseded	Retired
Incomplete		x	x	x	x	x
Candidate	x		x	x	x	x
Recorded	x	x		x	x	x
Qualified	x	x	x		x	x
Standard
Preferred Standard
Superseded						x
Retired					x

PublicationLevel:

Current level \ New level	Internal	Public
Internal		x
Public	x

InteroperabilityService

RegistrationStatus:

Current status \ New status	Incomplete	Candidate	Recorded	Qualified	Standard	Preferred Standard	Superseded	Retired
Incomplete		x	x	x	x	x	x	x
Candidate	x		x	x	x	x	x	x
Recorded	x	x		x	x	x	x	x
Qualified	x	x	x		x	x	x	x
Standard	x	x	x	x		x	x	x
Preferred Standard	x	x	x	x	x		x	x
Superseded	x	x	x	x	x	x		x
Retired	x	x	x	x	x	x	x

PublicationLevel:

Current level \ New level	Internal	Public
Internal		x
Public	x

Publikationskanal

Auf der Interoperabilitätsplattform I14Y gibt es zwei Publikationskanäle: Metadaten sind entweder nur innerhalb der eigenen Organisation sichtbar oder öffentlich. Zu Beginn sind neu erfasste Metadaten immer nur intern verfügbar. Sollen sie für die Allgemeinheit sichtbar werden, wird der Publikationskanal auf Public gestellt. Das ist insbesondere bei harmonisierten und standardisierten Datenstrukturen und -konzepten sinnvoll, weil diese gut weiterverwendet werden können.

In der Regel wird die öffentliche Publikation von einer Person mit der Rolle Local Data Steward geprüft und freigegeben. Setzt diese Person den Registrierungsstatus auf „Standard“ oder höher, prüft das Kompetenzzentrum Datenbewirtschaftung (KDB, I14Y-Team) die Metadaten zusätzlich.

Bearbeitungsrechte

Ob Metadaten bearbeitet werden können, hängt vom Registrierungsstatus, vom Publikationskanal und von der eigenen Rolle ab. Einträge mit dem Status “Registriert” oder öffentliche Einträge können von Personen mit der Rolle Submitter nicht mehr direkt bearbeitet werden. Ist eine grundlegende Änderung nötig, wird normalerweise eine neue Version erstellt.

Bei Konzepten ist keine Bearbeitung mehr möglich, wenn die Option „Gesperrt“ aktiv ist. Falls trotzdem eine Anpassung nötig ist, wenden Sie sich bitte an eine Administratorin oder einen Administrator.

Die folgende Liste zeigt nach Rollen, bei welchen Status eine Bearbeitung der Metadaten möglich ist.

Submitter

Current status \ New status	Incomplete	Candidate	Recorded	Qualified	Standard	Preferred Standard	Superseded	Retired
Internal	x	x
Public	x	x

Local Data Steward

Current status \ New status	Incomplete	Candidate	Recorded	Qualified	Standard	Preferred Standard	Superseded	Retired
Internal	x	x	x	x	x	x	x	x
Public	x	x	x	x	x	x	x	x

InteroperabilityService

Current status \ New status	Incomplete	Candidate	Recorded	Qualified	Standard	Preferred Standard	Superseded	Retired
Internal	x	x	x	x	x	x	x	x
Public	x	x	x	x	x	x	x	x

Sind die Daten auf I14Y sicher?

Auf der Interoperabilitätsplattform I14Y werden ausschliesslich Metadaten gespeichert. Die eigentlichen Daten bleiben bei der Stelle, die die Datensätze verwaltet. Diese Stelle ist für die Datensicherheit verantwortlich.

Die Interoperabilitätsplattform I14Y läuft auf einer Public-Cloud-Instanz, die über das Bundesamt für Informatik beschafft wurde. Die Bundesvorgaben zur Informatiksicherheit werden eingehalten. Eine Schutzbedarfsanalyse liegt vor, und das Informationssicherheits- und Datenschutzkonzept wird demnächst abgeschlossen. Auf externer Infrastruktur werden derzeit das Handbuch, das Dashboard und die Applikationen der Toolbox betrieben.