Grundlegende Tipps zur Erfassung

Die sorgfältige Erfassung von Metadaten ist entscheidend für die Auffindbarkeit, Verständlichkeit und Nutzbarkeit von Daten. Gut strukturierte und vollständige Metadaten ermöglichen es Nutzerinnen und Nutzern, relevante Informationen schnell zu finden und deren Kontext richtig einzuordnen. Sie bilden die Grundlage für eine effektive Datennutzung und fördern die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Organisationen.

Die folgenden Hinweise sollen Sie dabei unterstützen, qualitativ hochwertige Metadaten zu erfassen, die sowohl fachlichen Anforderungen genügen als auch für ein breites Publikum zugänglich sind.

Texte richtig formulieren

Titel sollen kurz und aussagekräftig sein, während Beschreibungen detaillierter sind und den Kontext, den Zweck sowie die wesentlichen Inhalte eines Objekts erklären.

Bei der Erfassung von Titeln und Beschreibungen ist darauf zu achten, dass diese sowohl für ein Fachpublikum als auch für ein breiteres Publikum verständlich sind. Die Beschreibungen sollen präzise und inhaltlich vollständig sein, sodass Fachpersonen alle relevanten Informationen erhalten. Gleichzeitig sollen sie so formuliert werden, dass auch Personen ohne Fachkenntnisse den Inhalt und Zweck zumindest im Grundsatz nachvollziehen können. Fachbegriffe können verwendet werden, sollten aber nach Möglichkeit kurz erläutert oder durch allgemein verständliche Formulierungen ergänzt werden. Abkürzungen werden in Beschreibungen einleitend ausgeschrieben bzw. erklärt.

Auf Formatierungen der Texte ist zu verzichten; auch Markdown wird aktuell nicht unterstützt.

Mehrsprachigkeit

Grundsätzlich müssen Metadaten des Bundes in Deutsch, Französisch und Italienisch vorliegen. Beschreibungen in Rätoromanisch und Englisch sind optional. Kantone, Gemeinden und die übrigen Organisationen legen eigene Vorgaben bezüglich der Mehrsprachigkeit ihrer Einträge fest. Für die Übersetzung der Metadaten gelten die spezifischen Regeln der jeweiligen Organisationseinheit.

Schlüsselwörter und kontrollierte Terminologie

Schlüsselwörter spielen eine zentrale Rolle für die Auffindbarkeit von Datensätzen. Auf I14Y werden Schlüsselwörter mit Objekten aus drei kontrollierten Terminologien verknüpft: mit der Terminologiedatenbank TERMDAT der Eidgenossenschaft, mit dem mehrsprachigen europäischen Umwelt-Thesaurus GEMET sowie mit der kollaborativen Datenplattform Wikidata.

Durch die Verwendung kontrollierter Terminologien wird eine einheitliche Begrifflichkeit gefördert. Dies verbessert nicht nur die Qualität der Metadaten, sondern auch deren Auffindbarkeit über verschiedene Systeme hinweg. Schlüsselwörter ohne Referenz zu einer kontrollierten Terminologie sollten nur in Ausnahmefällen verwendet werden.

Weshalb Schlüsselwörter wichtig sind

Schlüsselwörter helfen, Datensätze besser auffindbar zu machen und ihren Kontext präziser abzustecken. Sie werden für die Suchfunktion indexiert. Einträge mit relevanten Schlüsselwörtern werden deshalb leichter gefunden werden. Zudem ermöglichen Schlüsselwörter eine bessere Kategorisierung und Vergleichbarkeit von Datensätzen. Durch die Anbindung an kontrollierte Vokabulare wie Termdat, GEMET oder Wikidata werden mittelfristig weitergehende Abfragen über Linked Data möglich.

Die Funktionalität zum Hinterlegen von URIs bei Schlüsselwörtern wurde mit dem Software-Release vom 7. Januar 2026 auf I14Y eingeführt. Damit hat I14Y die Änderung bereits integriert, die die kommende Version 3 von DCAT-AP CH verlangt. Die Local Data Stewards sind gebeten, die Schlüsselwörter ihrer Einträge im Rahmen des normalen Kontroll- und Überarbeitungszyklus zu aktualisieren und zu ergänzen. Je nach Arbeitsweise stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:

Erfassung über die Weboberfläche

Schlüsselwörter können bei der Erfassung oder beim Editieren eines Eintrags in der Weboberfläche mit einer der vorbestimmten Terminologie-Datenbank verknüpft werden. Es empfiehlt sich, Synonyme und allgemeine Begriffe zu hinterlegen. Dazu wird der betreffende Begriff in Termdat gesucht. Ist er dort verfügbar, wird der Eintrag angewählt und dann – sofern vorhanden – unter “Kopfdaten” die “Konzept-URI” kopiert. Dieser eindeutige Link wird ins entsprechende Feld auf I14Y eingefügt. Ist der Begriff bei Termdat nicht vorhanden, wird er in GEMET und in dritter Priorität in Wikidata gesucht. Ohne URI sollen ausschliesslich wichtige Begriff erfasst werden, die in den drei kontrollierten Vokabularen bislang nicht aufführt werden. Wenn möglich, wird in einem solchen Fall zusätzlich der Prozess zur Erfassung in der passenden Terminologiedatenbank angestossen.

API-Integration

Die Schlüsselwörter können auch über die I14Y-API eingespeist werden. Alle Informationen zur Nutzung der APIs sind in den technischen Dokumentationen zu finden. Schlüsselwörter werden bei einem POST-Request in der folgenden Form mitgegeben:

"keywords": [
    {
        "label": {
            "de": "string",
            "en": "string",
            "fr": "string",
            "it": "string",
            "rm": "string"
        },
        "uri": "string"
    }
]

Erfassung mit dem “Keyword Generator”

Die I14Y-Toolbox bietet mit dem “Keyword Generator” ein Werkzeug zum Generieren, Bearbeiten und Hochladen von Schlüsselwörtern an. Das webbasierte Hilfsprogramm erlaubt es insbesondere, Schlüsselwörter von bereits publizierten Einträgen zu überarbeiten bzw. mit URIs zu ergänzen.