Processi di lavoro
Un processo ben definito regola come si pubblicano i metadati sulla piattaforma di interoperabilità I14Y. A seconda del fatto che i metadati siano pubblicati per tutti o esclusivamente per le persone all’interno dell’ente cui si riferiscono, il processo di pubblicazione è costituito da due o tre tappe. Il workflow serve in particolare per garantire la qualità dei metadati. Durante la prima tappa vengono registrati i metadati. Nella seconda tappa i Local Data Stewards li verificano e li attivano. In una terza tappa, se lo si desidera e lo si ritiene utile, in collaborazione con il servizio di interoperabilità i metadati sono verificati, se del caso contrassegnati come conformi agli standard e infine pubblicati sulla piattaforma.
Ai metadati appena inseriti viene assegnato lo stato di Bozza. Una volta completato il lavoro di registrazione, per la voce viene proposto lo stato di Candidata. Questo cambiamento di stato deve essere confermato da una persona del proprio ente che disponga dei diritti da Local Data Steward-. Se tutti i controlli hanno esito positivo, lo stato della voce può passare a Registrata. Per mantenere i metadati stabili e persistenti, le voci contrassegnate con questo stato non possono più essere modificate. Qualora un concetto dovesse essere modificato ulteriormente, occorre crearne una nuova versione.
Per alcuni servizi, concetti e collezioni di dati che non sono standardizzati e che vengono utilizzati solo internamente, la registrazione termina qui.
In un secondo tempo gli amministratori dei dati a livello locale verificheranno se l’offerta di dati è conforme agli standard. Alle offerte che rispettano standard comunemente riconosciuti come eCH o ISO viene attribuito lo stato Standard. A quelle che un giorno poterebbero diventare standard è assegnato lo stato idonea; Il modo in cui proseguire viene poi deciso nel quadro di scambi diretti con il servizio di interoperabilità e i gruppi di specialisti. Le offerte di dati basate su standard obsoleti o aboliti sono contrassegnate rispettivamente con gli stati sostituita e ritirata. Fintanto che i dati sono visibili solo agli utenti del proprio ente, queste classificazioni possono essere effettuate dai Local Data Stewards senza bisogno di consultare il servizio di interoperabilità. Qualora invece una voce con stato «Standard» debba essere pubblicata per tutti, è imperativo contattare il servizio di interoperabilità.
Ulteriori informazioni sulla gestione dello stato e sulle responsabilità sono riportate nella tabella seguente. La classificazione utilizzata nella piattaforma di interoperabilità I14Y è conforme allo [standard ISO 11179] (https://www.iso.org/standard/78914.html).
| Stato IT | Stato EN | Descrizione | Chi assegna lo stato? |
|---|---|---|---|
| Bozza | Initial | I metadati appena inseriti sono contrassegnati con lo stato Bozza. Ciò permette di segnalare agli utenti del proprio ente che il lavoro su questi metadati non è ancora stato completato. Elaboratore dei dati | |
| Candidata | Candidate | Lo stato Candidata è assegnato a tutte le voci di cui è stata portata a termine la registrazione. Lo stato viene proposto da chi registra i dati, mentre ad assegnarlo sono gli amministratori dei dati. | Amministratore dei dati a livello locale |
| Registrata | Recorded | L’offerta di metadati contrassegnata con lo stato Registrata è stata opportunatamente registrata e verificata. Lo stato viene proposto da chi ha registrato i metadati e la modifica viene confermata dal servizio di amministrazione dei dati a livello locale. Questo è l’ultimo stato che è possibile assegnare a elementi non standardizzati. | Amministratore dei dati a livello locale |
| Idonea | Qualified | Le offerte che un giorno potrebbero diventare standard sono contrassegnate con lo stato Idonea. | Amministratore dei dati a livello locale oppure servizio di interoperabilità |
| Standard | Standard | Questo stato viene assegnato nei casi in cui l’offerta è conforme a uno standard riconosciuto da un’istanza specialistica, come eCH o ISO. | Amministratore dei dati a livello locale oppure servizio di interoperabilità |
| Standard raccomandato | Preferred Standard | In alcuni casi possono esistere più standard per uno stesso argomento. I concetti contrassegnati come standard raccomandato sono quelli che devono essere utilizzati presso le amministrazioni pubbliche, a condizione che non ci siano punti che lo rendano impossibile. Spetta all’amministratore svizzero dei dati definire uno standard raccomandato. | Amministratore svizzero dei dati |
| Sostituita | Superseded | Se l’offerta si basa su uno standard che nel frattempo è stato sostituito da un altro, lo stato viene impostato su Sostituita. | Amministratore dei dati a livello locale oppure servizio di interoperabilità |
| Ritirata | Retired | In alcuni casi può succedere che l’ente di standardizzazione revochi uno standard. In tal caso lo stato dell’offerta in questione viene impostato su Ritirata. | Amministratore dei dati a livello locale oppure servizio di interoperabilità |
Canale di pubblicazione
Per inserire dati sulla piattaforma di interoperabilità esistono due canali di pubblicazione: I metadati possono essere resi accessibili all’interno del proprio ente, ad esempio per inventariare il proprio patrimonio di dati. Oppure possono essere pubblicati per tutti. All’inizio i metadati registrati sono disponibili solo all’interno dell’ente che li ha registrati. Qualora si voglia renderli visibili al pubblico, occorre impostare il canale di pubblicazione su I14Y. Tale dovrebbe essere l’obiettivo per tutte le strutture e i concetti di dati armonizzati e standardizzati, poiché sono quelli più adatti a essere utilizzati più volte.
Di norma la messa a disposizione del pubblico viene proposta da una persona che ricopre il ruolo di Local Data Steward. Il servizio di interoperabilità, ovvero il team I14Y, verifica poi i metadati e, alla data di pubblicazione concordata, attiva la voce rendendola visibile a tutti.
A seconda dello stato nel workflow di pubblicazione e del proprio ruolo può succedere che non sia possibile modificare i metadati. Ad esempio, le voci contrassegnate come «Registrata» non possono più essere modificate senza che lo stato venga riportato a una tappa precedente. Per farlo solitamente viene inserita una nuova versione.